Pourquoi adopter une solution d’horodatage ?

horodatage

Publié le : 16 juin 20227 mins de lecture

Le principe d’un horodatage consiste à enregistrer, d’une façon électronique, un événement tout en garantissant la date et l’heure. Très important pour assurer la traçabilité d’un échange, il est utilisé quotidiennement en entreprise à diverses fins variées. De ce fait, les professionnels s’en servent de plus en plus.

L’horodatage, de quoi s’agit-il ?

L’horodatage est un procédé qui s’utilise notamment lors d’un échange numérique. Il permet de posséder une preuve tangible et irréfutable qu’une facture ou un contrat est enregistré à une heure et une date précise. Actuellement, s’il existe des exemples patents d’horodatage, ce sont les publications sur des réseaux sociaux. La date et l’heure de chaque publication s’afficheront automatiquement en effet quand les informations sont mises en ligne. Ceci concerne également tout document qu’on crée et enregistre sur n’importe quel outil informatique ou des photos qu’on prend sur un smartphone. Pour que ce procédé soit plus fiable dans le monde des affaires ou au sein d’une société, il est impérial de recourir à l’horodatage certifié. Le plus intéressant, vous pouvez ajouter l’heure et la date exacte aux documents numériques grâce à ce système numérique. Une fois que vous avez horodaté un document, personne n’aura plus la possibilité de modifier quoi que ce soit. Entre autres, après la signature d’une facture de paiement, soyez rassuré que toutes les informations mentionnées dans cette facture restent aussi longtemps que vous le voudriez. L’ajout d’une signature électronique dans un document horodaté rend plus ample l’intégralité de son contenu. Ainsi, vos fichiers seront à l’abri des personnes mal intentionnées tout en assurant leur conformité et leur fiabilité. Pour plus de détails sur les avantages de l’utilisation d’un logiciel d’horodatage, visitez ce site universign.com.

Quel est le fonctionnement de l’horodatage ?

Le principe du fonctionnement d’un horodatage électronique est assez simple. D’abord, vous devriez avoir des jetons d’horodatage délivrés par les prestataires de service spécialisé en horodatage. Ce sont les seules entités qui peuvent vous proposer une inscription automatique pertinente et irréfutable de la date et de l’heure. Grâce à leurs matériels spécialisés, sécurisés ainsi qu’à leurs compétences, la fiabilité et la sécurité des documents de votre entreprise seront assurées. Depuis quelque temps, ils sont de plus en plus nombreux à démontrer sur la toile leur présence. Toutefois, soyez vigilant. Il est à savoir ensuite que les prestataires d’horodatage devraient avoir un statut qui prouve leur professionnalisme, selon la norme RFC 3161. Ensuite, pour entamer une procédure de l’horodatage, vous devrez créer une application permettant de vous identifier avec les documents à horodater. Dès que vous les avez créés, envoyez-les à un organisme de confiance. Ensuite, vous recevrez des jetons d’horodatage, via votre smartphone ou ordinateur. Même si le fichier ne sera ouvert qu’après quelques jours, l’application pourra toujours montrer la datation originale de vos documents.

Quelle est l’utilité de l’horodatage ?

L’horodatage permet une validation à long terme et une authentification de signatures électroniques. Au sein d’une entreprise, une validation à long terme permettra de valider une signature pendant son application. Elle est toujours valable pour tous les statuts de certificat, qu’ils soient expirés ou révoqués. Selon le programme de signature employé, vous devriez y ajouter éventuellement l’horodatage certifié. Ainsi, quand il détecte la révocation ou l’expiration du certificat, il peut considérer que celle-ci est toujours valable. L’intégration d’une horloge à votre ordinateur est aisément modifiable. Généralement, les progiciels demandent un horodatage certifié. Face à la popularité croissante de la signature numérique dans le monde entrepreneurial, il est essentiel de bien la sécuriser. Pour ce faire, votre signature devrait être horodatée afin qu’elle puisse répondre à toutes les conditions légales, surtout les critères de conformité et de vérifiabilité. En horodatant votre signature électronique, le destinataire aura l’assurance que les documents ne subissent aucune modification après la date de leur horodatage. Ce procédé permettra également à une entreprise d’avoir des preuves irréfutables dans le cas où des litiges se présenteraient. Il permet de dater facilement les conditions générales d’une vente, particulièrement pour l’e-commerce. Par ailleurs, certaines entreprises requièrent la traçabilité de leurs échanges électroniques ainsi que la datation des créations intellectuelles qui leur appartiennent.

Pourquoi utiliser une solution d’horodatage ?

L’horodatage électronique offre de nombreux avantages à une société. Elle permet à l’entreprise de renforcer l’intégrité et la sécurité d’une signature électronique. Elle garantira l’irrévocabilité ou la non-répudiation du contenu horodaté. Avec ce système, vous pourriez gagner plus de temps pour traiter vos dossiers. Les dépenses liées à l’achat de matériel, les frais d’acheminement, l’archivage et les frais d’impression seront également réduits. Le plus important, vous préserveriez votre confidentialité, conformément à la RGPD ou Réglementation Européenne de la Protection des Données. Ainsi, la sécurité du cachet et de la signature électronique des documents utilisés dans votre entreprise sera renforcée. C’est un moyen pratique pour garantir l’intégrité de tous les documents électroniques, et aussi celle de l’heure et de la date dont ils ont été enregistrés. Les entreprises qui en utilisent pourraient accélérer leur prise de décision ainsi que la conclusion des accords. 

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